エクセルの印刷設定で時間をムダにしないために知っておくべき6つの事。拡大印刷や用紙に合わせて縮小印刷する手順。Excel用紙の真ん中に印刷したい。

エクセルの印刷で、ページレイアウトから範囲設定して表いっぱいの用紙を印刷したいのですが、肝心のページレイアウトタブがありません。またオプションも見当たらないのですが、どうしたらいいですか?

パソコンはhp?というもので、そこまで古くはないと思います。おねがいします

エクセルの印刷設定で時間をムダにしないために知っておくべき6つの事。

編集画面通りに印刷されない。余白調整がうまくいかない。折角キッチリ1枚で印刷するように作ったのに、違うプリンタやPDFに出力したら右端が切れて2枚になってしまった。エクセルで印刷設定に費やす無意味な手間と時間と経費は結構多いものです。

完全に印刷時のミスやトラブルを無くす事は難しいですが、できるだけ無くしたいものですね。

今回は少ないページ数を想定した、Excelでの印刷ミスを未然に防ぐような設定方法を説明します。

デフォルト設定では余白が大きく取られるので、そのままでは使えない事が多いです。
よく使う用紙サイズはA4横、A4縦、A3横ではないでしょうか。この3つについて最も使う余白設定をしておきます。

ページ設定は、ダイアログボックスランチャーをクリックし、そこから設定しておく方法を覚えておきましょう。

余白設定の際は数字を直接入力します。ホチキス止め、パンチや製本などを考慮し、だいたいこのくらいの値で余白設定をしています。もちろん作る資料によって調整します。

※ヘッダーやフッターが必要ない場合は、上下余白をギリギリにすることもあります。

パターン決め打ちでも良いのですが、毎回設定するのは面倒なので、よく使うものはテンプレート化しておくと更に楽になります。

テンプレートと言っても特別な事はせずエクセルのテンプレートファイルにするのはメンドイので、余白設定をして名前をつけて保存しておくだけです。例:テンプレートA4横.xlsxとわかりやすい感じで

エクスプローラーで、右クリックして新規作成を行うと、そのファイルを元にファイルを新規作成します。

自分の環境パソコンとプリンタでは、きっちりA4で印刷されるように作ったものを、別の部署に送って印刷してもらったら、2ページになってしまった???。これはプリンタの機種やメーカーによって微妙に印刷設定が異なるために発生してしまいます。

余白が多くとれる書式であれば良いのですが、1ページきっちりに、情報量を多く載せようと思うと、どうしても余白ギリギリになり、プリンタの違いによる影響を受けてしまいます。問題の全てが解決する訳ではありませんが、以下のように設定しておくと、プリンタの変更に影響を受けづらいページレイアウトを作成できます。

ページ設定で、「次のページ数に合わせて印刷」を選択します。完全に1ページに収めるたいのであれば、横1×縦1と設定します。

「次のページ数に合わせて印刷」を選択してOKをした後、印刷設定を開くと拡大/縮小率が変わっている場合があります。上図の場合90%になっていますが、これは1ページに収めるために90%に縮小しているという意味になります。

下図のようにS列まで印刷するようになっていても、S列に入力されている値がセル幅を超えている場合、1枚に収めたつもりでも、2ページになってしまうミスの原因となります。

特に右末端はセルの書式設定に注意しておきましょう。
折り返して全体を表示する、縮小して全体を表示する、と言った書式を使うと便利です。

グラフなどのオブジェクトも、印刷範囲ギリギリに配置すると、印刷ミスを起こす原因になります。

事前に印刷したい範囲のみ指定し、リボンのページレイアウトから印刷範囲→印刷範囲の設定でも良いです。

よく改ページプレビューのままシートの編集を行っている方そのまま送ってくるがいますが、私はほとんど全く改ページプレビューは使いません。ページ番号が表示されているのが邪魔で仕方ないからです。

CTRL+Pを押せばすぐに印刷プレビューで確認でき、ESCを押せばすぐに編集に戻るので、あえて改ページプレビューを使う意味があまり良くわかりません。編集しづらくないのでしょうか。

エクセルでは画面表示と印刷結果が異なってしまいます。これはエクセルの仕様なので現時点ではどうにもならない事です。

ページ設定やプレビューでの確認だけでは限界がありますので、ある程度ズレを見越した値の入力、セル幅の設定、書式設定を行う事も重要になりますが、この辺は経験を積むしか無いでしょう。

でも、印刷する事だけにとらわれて、編集しづらい表、集計しづらい表にすることのないようにしたいものですね。

拡大印刷や用紙に合わせて縮小印刷する手順。

Excelで印刷時の拡大/縮小設定を行う方法はいくつかあります。

Excel 2007/2010/2013に共通する設定方法は[リボン]にある[ページレイアウト]タブの[拡大縮小印刷]項目からの設定です。

ちょうど良い大きさに拡大できたら[印刷]ボタンでプリントアウト。

Excel用紙の真ん中に印刷したい。

 表を印刷して周りにいろいろ書き込みたいときなど、「表を用紙の真ん中に印刷したい!」と思ったことはありませんか。また、表が大きいときや、表内の一部の情報を非公開にしているときなど、「表の一部の範囲だけ印刷したい!」と思ったことはないでしょうか。

 どちらも、Excel上で簡単な設定をするだけで実現することができます。今回は、「表を用紙の中央に配置して印刷するテクニック」と「特定の範囲だけ印刷するテクニック」を解説します。

 安全巡視の当番表①を用紙の中央に配置して印刷してみましょう。[ファイル]タブ②をクリックします。

 [印刷]③をクリックすると、画面の右側に印刷プレビュー④が表示されます。印刷プレビューを見ると、用紙の左上に印刷されることがわかります。

 それでは、印刷の設定を変更しましょう。[設定]の一番下に表示される[ページ設定]⑤をクリックします。

 [ページ設定]ダイアログボックスが表示されます。[余白]タブ⑥をクリックし、[ページ中央]の下に表示されている[水平][垂直]の両方にチェックマークを付け⑦、[OK]⑧をクリックします。

 再び印刷プレビューが表示されます。余白の設定を変更したことにより、表が用紙の中央に印刷されるようになった⑨ことがわかります。

 会員名簿の中で、会員番号が1001から1010までのデータ①のみを印刷する例を考えてみましょう。

 表の中で印刷したいセル範囲②を選択します。[ページレイアウト]③タブをクリックし、[印刷範囲]④→[印刷範囲の設定]⑤をクリックします。

 選択した範囲だけが印刷されるように設定されたかを、印刷プレビューを見て確認してみましょう。[ファイル]タブ⑥をクリックします。

 [印刷]⑦をクリックすると印刷プレビューが表示されます。会員番号1001から1010までのデータだけが印刷されるように設定された⑧ことがわかります。

 設定した印刷範囲を解除したいときは、[ページレイアウト]タブ⑨から、[印刷範囲]⑩→[印刷範囲のクリア]?をクリックします。

 印刷範囲の設定を解除しないと、次に印刷するときにも同じ範囲のみが印刷されるので、一時的に印刷範囲を設定したいだけの場合には、印刷後に印刷範囲を解除しておくようにしましょう。

 今回は、表を用紙の中央に印刷するテクニックと、表の中の一部だけを印刷できるように設定するテクニックを解説しました。どちらも簡単な操作で設定できることがおわかりいただけたのではないでしょうか。

 印刷関連の設定は、知っているといろいろな場面で役立つものがたくさんあります。今回解説したテクニックのほかにも、ぜひいろいろな印刷設定を試してみてください。きっと、作業の効率化につながるはずです。